相信职场中，有许多人都经历过一些华而不实的会议，占用着大把的工作时间，却丝毫没有达到效果，这些会议对组织的绩效几无价值，如同鸡肋一般，让人不禁产生疑问：”开会真的有必要么？”“如果有必要，如何才能使会议变得更高效呢？”

如果这也是你困扰已久的问题，希望今天这篇文章能够给你带来收获。

团队会议至关重要

互动和会议对于团队运作来讲至关重要。

事实上，有研究结果表明，即使开得很差的会议都比不开会强，因为团队成员会在会前、会后，甚至会上以小范围、非正式的渠道交换信息。

没有定期的正式或非正式会议，重要的信息就会被阻塞，团队成员就会对团队的重点工作产生分歧，同时对其他团队成员的看法和期望也会变得越来越不准确，与现实不符的假设和臆想则会不胫而走。

误会和误解会导致不协调和冲突，这反过来又会导致团队效率低下。

缺乏充分的互动会导致不良的人际关系、消极的态度和彼此怀疑，而这些会给团队运行带来致命打击。

那么，团队成员应该多久会面一次呢？

有些团队需要比其他团队更经常地见面，而在同一个团队里，一些团队成员之间的会面也需要比其他团队成员更加频繁。

任务越复杂，团队面临的时间紧迫性越高，团队会面就应该越频繁。

团队成员应该至少每月会面一次，以了解彼此的进展，并根据团队的目标调整他们的活动。

至少每六个月，团队应抽出时间（一天或两天），来回顾和修改必要的目标，实现这些目标的战略，以及决策过程中的沟通和参与。这种反思能够预测团队的创新性和有效性。

注意，这绝不是浪费时间，采取这种措施的团队比其他团队更富生产力和创新力。

虽说开得再差的会议也比完全不开会要好，但是，一场精心组织、圆满召开的会议却能创造出一种团队效能感，并确保团队一起高效地开展工作，以实现目标。

团队会议的基本原则

国外有一项调分析了60个表现迥异的业务团队的内部互动情况。

在那些表现好的团队的会议上，积极的互动与消极的互动的比值为5.6。

对于表现中等的团队，比值是1.9，对于表现不佳的团队，这个比值就变成了0.363。

对于表现不佳的团队，成员们几乎花费了所有时间来宣扬自己的立场，而不是寻求有关他人立场的信息。

一个有效的团队会议，每个人都要为下列事项负起责任：

团队会议有效互动的关键

我们如何才能确保团队会议的有效互动呢？

关键在于团队会议如何主持。

1、会议前：明确会议议程

安排会议要有明确的议程，而且只讨论议程上重要的项目，不要浪费时间去谈论那些一定会发生的常规事项。

议程项目的选择至关重要，在理想情况下，应该讨论不超过6～7个团队目标。

花费在议程以及议程排序上的时间越多，议程上的项目越少，会议就会越深入和富有成效。

以下是一些注意事项：

这一点看上去有点儿违反直觉，但事实却是，当每个人都有机会对决策贡献自己的想法时，会议几乎总是更快开完。

确保每个人在会议期间做出贡献，邀请你了解的具有专业知识的成员尽早发表意见，这样可以引导讨论的走向。

使用各种鼓励讨论的方法（结对讨论和小组讨论，然后汇报）。经常进行汇总。

同时，确保领导或其他人都无法占据主导地位。

3、会议决策：要当机立断

一旦意见得到表达，观点得到讨论，就要当机立断。

除非真的有必要，否则不要推迟做决定，也不要召开更多的分组讨论会议。

投票绝对是最后的决策手段，除非实在没有办法，否则要尽量避免。

保持对会议的掌控，通过乐观、友好、礼貌、热情来维持一个积极的气氛。

积极认可并感谢人们的付出。如果气氛有失控的迹象，要及时进行休息。

回顾失败的会议经历，讨论应该怎样进行改进。

作者：迈克尔A.韦斯特

来源：管理的常识（ID:Guanlidechangshi）