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供应商全生命周期管理

fangfang
2024年9月26日 12:25 本文热度 894


五阶段聚焦不同要素,全过程实现供应商管理精益化、服务常态化。


国有企业有大规模采购需求,通过供应商管理,能够不断优化供应链协同关系,支撑供应链采购、物流、质控各环节运作。本文在深入调研基础上,提出供应商全生命周期管理方法,如图1所示。



进入期:

全覆盖引入与注册,壮大供应商队伍


基于企业供应链管理与采购需求,明确供应商引入目的,规范引入流程,对新进入供应商实施注册制管理,建立覆盖全采购品类的基础信息库,壮大供应商队伍。


1. 明确引入目的,定位目标供应商群体


综合分析企业新兴业务、经营发展战略等因素,明确供应商引入目的。一是根据新产品或新业务发展方向,寻找符合采购需求的目标供应商;二是根据企业发展战略调整,寻找符合新战略需求的供应商,满足经营需要;三是引入新供应商,解决供应市场竞争不充分问题;四是寻找和引入可替代供应商,有效应对和化解不合格供应商淘汰带来的供应风险;五是通过及时补充新供应商,维持供应商库的稳定性,满足供应商队伍的自然更替和持续优化需要。


2. 规范引入流程,提升供应商引入质效


首先,明确企业采购需求。基于企业生产经营战略,明确对供应商供货、服务质量和能力的要求,确定供应商引入标准,拟定供应商选择意向书。其次,做好供应市场分析。采取PEST、波特五力模型、微观综合分析等方法,从宏观、中观和微观层面全面分析供应商所处的市场竞争环境,把握行业发展趋势,分析市场动态。再次,确定引入策略。企业需要综合考虑供应链战略、供应渠道、采购合同性质、技术水平要求、供应商特性等因素。最后,寻找合适的供应商。采取供应商自荐、采购方推荐或邀请等方式,在全球范围内有针对性地收集供应商信息,将审核通过的供应商录入数据库并形成名单。


3. 统一注册管理,提供业务保障和支撑


针对自愿参与企业招标采购活动的供应商采取注册制管理,实行实名认证,支撑后端业务环节管理。


一是统一管理平台。依托信息化平台,固化供应商注册、在库管理、绩效评价、退出等全生命周期管理活动业务逻辑,打通与内部业务管理系统、国家企业信用信息公示平台等共享渠道,实现供应商在线结构化注册等全流程数智化管理。


二是统一注册审核。制定统一的注册流程,由供应商负责提出注册申请、维护注册信息,企业管理人员负责审核信息的完整性、真实性。注册审核重点内容包括注册信息、营业执照附件、企业存续状态等。


三是统一信息使用。基于审核通过的注册信息打造覆盖全品类的供应商基础信息库,规范供应商基础信息保密、使用标准,依托内外部平台的互联互通,实现注册信息在招标采购、质量监督、供应履约等供应链全环节共享应用。


考察期:

全要素考察与审核,掌握供应商能力


对供应商资质业绩信息及生产现场情况开展考察与审核,设计全要素考察与审核内容,健全工作方式、流程,全面掌握供应商基本情况,同时加强供应商考察审核结果在后端业务环节的应用,提升招标采购等工作效率。


1. 设计指标体系,确保考察科学全面


遵循全面性、科学性、稳定性、可操作性等原则,基于采购品类通用条件全要素设计考察与审核指标体系,一般从供应商资质信息、价格水平、质量水平、交付能力、技术水平、服务水平、生产能力、管理能力、可持续发展能力等维度,细化具体指标,如资质信息维度可设企业信息、报告证书、产品业绩等,可持续发展能力维度可设绿色低碳发展、企业社会责任、廉洁成效、企业信誉等。


2. 优化流程方式,支撑考察准确高效


一是选用多样化的考察与审核方式。综合采购品类特性、供应商属性等因素,灵活选用文件审核、现场考察、第三方机构考察等方式,实现全方位、多角度诊断。针对复杂性低、价值低的一般品类供应商,科学设计文件审核模板,由供应商填写反馈并提供佐证资料;针对复杂性高、价值高的部分关键性、特殊性品类供应商,或无法根据文件资料全面了解的考察指标项,深入生产现场考察,弥补文件审核的缺陷;此外,还可聘用第三方机构开展考察,提升结果精准性。


二是规范考察与审核工作流程。针对文件审核,梳理考察准备、实施审核、结果审批等阶段的流程和内容。考察准备阶段编制审核计划、发布审核公告、成立审核工作组、召开启动会等;实施审核阶段核实供应商信息并公示;结果审批阶段做好结果反馈与应用、材料归档与移交等。针对现场考察,划分考察准备、现场宣贯、考察实施及结果审批四个阶段。考察准备阶段制订考察方案,成立考察小组;现场宣贯阶段介绍日程安排,宣读工作纪律等;考察实施阶段深入生产现场搜集资料数据;结果审批阶段做好结果确认、平台信息维护等工作。


三是引入数字化辅助工具。依托信息化平台部署供应商考察与审核功能模块,固化考察与审核业务流程,实现供应商信息收集、信息公示、结果反馈等业务线上公开透明,促进考察工作合规高效。


3. 组织考察审核,推动结果共享应用


由专家在线审核供应商填报信息以及提交证明文件资料的准确性、完整性和符合性,实时记录审核结果。同时,现场考察专家依据模板将考察结果线上登记,系统自动汇总统计考察结果。审核无误的供应商数据信息,可在后续招标采购、质量监督等环节应用。  


合作期:

全方位评估与评价,找准供应商差异


根据企业业务需求,开展多维度评估评价,全方位分析供应商的履约能力、履约绩效水平,依托技术手段形成全息画像,帮助供应商识别发展瓶颈,挖掘获得竞争优势的关键影响因素,提升经营管理水平,支撑企业分类分级管理供应商和采购好中选优。


1. 事前评估衡量履约能力


企业可结合国家、行业、企业相关技术标准和内部管理制度体系及采购需求,设置供应商能力评估指标,定期组织评估工作,全方位衡量供应商履约能力。从基本资质能力、生产技术能力和相关业绩水平三方面,由粗到细、逐步制订多层级评估指标,各级指标权重根据实际需求灵活配置,如基本资质能力维度可设置企业规模、财务状况、认证证书等指标,生产技术能力维度可重点评估设计及研发水平、人员水平、生产装备、试验设备、生产环境、主要原材料组部件管控等内容,相关业绩水平可设置国企供货业绩、全部供货业绩等指标。


2. 事后评价改善履约绩效


定期开展绩效评价,多维度衡量供应商履约期间的综合表现,帮助其发现业务短板,同时也为企业新一轮的供应商选择提供决策参考。企业可从质量、价格、交付、绿色等方面细化供应商绩效评价内容,结合物资类和服务类供应商的特点,差异化组合设计绩效评价指标,如质量方面可设置质量认证、产品合格率、检测试验等;价格方面可设置平均价格比率、最低价格比率、报价行为等;交付方面评价及时交付率、准确交付率、交付周期等;绿色方面可设置绿色产品、生产过程污染监控与防治,以及碳排放量、碳减排量等ESG指标。


3. 全息画像辅助分类差异管理


应用信息化技术手段与平台,采集供应商数据信息,部署评估评价业务相关功能模块,制订供应商分类分级管理规则,为供应商画像、管理决策等工作提供多维支撑。企业评估评价工作结束后,及时编制评估评价结果报告,规范记录受评供应商基本情况、数据资料内容简述、评估评价结果及相关说明、问题分析及改进建议等;平台基于供应商分类分级管理规则以及评估评价结果,自动附上标签,形成供应商多维全息画像。企业可更精准把握各类供应商的核心能力和潜在风险,并实施针对性、差异化的管理策略,从而优化供应链结构,实现供应链长期可持续发展。  


稳定期:

全链条正负向激励,提升供应商绩效


基于清晰透明、公平公正、健康持续、按需明确、多元有效等原则,围绕供应商正向和负向激励,制订覆盖全供应链的差异化激励方案和标准化激励流程,针对不同类型的供应商选用恰当的激励措施,从而引导其提升产品质量和服务水平,提高供应链整体绩效。


1. 积极正向激励,强化持续合作意愿


综合考虑国有企业供应商管理的特殊性和其承担的社会责任,根据绩效评价结果,对表现优异的供应商实施正向激励。企业可以根据自身实际情况灵活制订激励方案,从培育辅导、供应商早期参与、正式肯定或表扬、信息共享、实施免检、提供资金便利,以及增加份额、延长合作期限等方面细化激励措施;同时,注重建立沟通反馈机制,及时了解反馈意见,根据实际情况调整和优化激励方案,确保激励措施能够真正发挥实效,进一步提升供应商的服务质量和合作意愿。


2. 审慎负向激励,约束震慑不良行为


依据供应商绩效评价结果,对不合格的供应商进行明确识别和分类,根据绩效问题的性质和严重程度,采取适当的负向激励措施,督促其尽快改进,提高服务质量。一般可采用的负向激励措施包括绩效评价扣分、业务扣款、收取违约金、解除合同、暂停中标资格、列入黑名单、联合惩戒应用、提起诉讼等。实施负向激励措施时,企业应遵循公平公正与审慎透明原则,避免滥用或歧视,有效约束和震慑供应商的不良行为。同时,企业也要加强与供应商的定期沟通,及时了解其需求和困难,必要时提供帮助和指导,引导供应商积极改进。


退出期:

全时空申退与清退,优化供应商结构


分类做好供应商全时空退出企业供应链的管理工作,妥善处理供应商主动申退,有序开展不良供应商清退,持续优化供应商队伍结构,提升供应商群体质量。


1. 服务主动申退,妥善处理退后工作


根据供应商合作意愿,允许供应商主动申请退出企业供应商库。由供应商自身原因提出主动退出申请的,企业在收到申请之后及时与供应商沟通并了解其退出原因和需求,做好退出期的在途订单管理,评估在途订单情况,并与供应商协商确定订单交接方案,确保平滑过渡、稳定供应;协商解除合同,按照合同约定进行款项结算,保障双方利益。此外,及时归档保存供应商的退出申请、合同解除协议等相关文件,并严格遵守保密协议,确保供应商的商业信息不被泄露,规避潜在风险。


2. 有序开展清退,优化群体质量结构


基于前端业务环节管理结果,综合评估供应商的交货时间、产品质量、服务水平、价格竞争力以及合同履行情况等,对无法满足企业采购要求的供应商,联合采购、合同、供应、结算等专业环节,深入分析供应商仍在执行的订单合同、质保期内的设备产品情况以及可能对供应链业务造成的影响,制订完备的退出计划,及时清退不合格供应商。清退执行过程中,密切监控供应链变化,适时调整清退策略,确保供应链安全和稳定。清退计划执行结束后,及时更新供应商信息库,促进供应商群体良性循环和持续优化。


全过程:

常态化供应商服务,优化营商环境


将供应商服务贯穿全生命周期管理过程,加强分类管理,重视供需沟通协调,推进供应链协同控制,实现管理精益化、服务常态化。


1. 开展分类管理,充分发挥资源效用


企业可从市场复杂性和物资重要性、供应商生命周期、物资主数据、供应商数量或采购金额占比等维度,对供应商进行分类管理。同时,为突破单一分类法的局限性,可采用漏斗型三层嵌套分类法,首先按照企业采购物资类别进行供应商分类,其次按每类供应商所处的生命周期分类,最后对处于活跃期的供应商,分为重点供应商、关注供应商、考察供应商和一般供应商,从而筛选出需重点关注的供应商群体,促进企业精准施策。


针对不同类别的供应商采取差异化管理策略,优化供应链结构。例如,重点供应商一般供货比例高、履约服务能力强,可建立长期战略合作伙伴关系,确保其供应的稳定性和可靠性;关注供应商一般供货比例低、履约服务能力强,可以加强沟通与协作,寻找更多合作机会;考察供应商供货比例高、履约服务能力弱,设定明确的考核标准,定期评估其供货能力和服务质量,适时调整合作策略;一般供应商供货比例低、履约服务能力弱,适合保持常规合作关系。


2. 重视沟通协调,营造一流营商环境


面向供应商提供覆盖供应链全流程的业务咨询,开发供应商服务热线、网上服务大厅、智能客服等交流渠道,及时公开供应商管理业务信息,如业务依据、业务结果等,接受供应商监督,并及时响应业务咨询,深入了解诉求,解决业务办理问题,向供应商传递积极价值理念,持续优化营商环境。


充分保障供应商对企业采购、评价、激励等业务管理结果提出异议或投诉的权力,事前明确咨询电话和投诉渠道,事后及时给予反馈。异议处理可由供应商管理专业部门统一受理并回复;投诉处理可按投诉受理程序流转至相关部门。


3. 强化技术赋能,实现协同高效运转


融合应用“大云物移智链”等新兴技术,构建国有企业供应链控制塔,打造供应链平台体系,赋能供应商服务。


一是面向招标采购、供应履约、质量监督等管理环节,以业务治理为目标,以数据治理和数据应用为手段,借助供应链平台畅通企业内部不同专业间的信息共享渠道,打破信息壁垒,促进各专业间深度沟通与协作。如在招投标环节,通过平台自动汇集供应商的成本质量、绩效表现、绿色低碳等多维度信息,深入分析其综合实力,优化招标采购策略,支撑选择与企业需求高度匹配的优质供应商;同时,供应商在投标时可引用历史数据信息,实现投标结构化操作,提高投标效率。


二是在业务执行平台设置全流程业务探针,实时感知供应商状态信息并内嵌分析预测模型,预判供应商可能存在的业务问题与风险,借助预制策略库快速制订应对策略,并协同企业内部相关专业、外部各个主体,共同响应处理,第一时间帮助供应商解决问题,高效开展常态化服务,提升供应链整体水平,支撑营造可持续发展的供应链生态。


该文章在 2024/9/26 12:25:26 编辑过
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